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常见问答

档案室配套

档案室配套的设施设备有哪些?


       档案室的必要设备是档案柜,可选择档案密集架,其优点是操作简单,占地空间小,储存量大,密封性能好,可以很好的做到防光\防火\防尘\防潮\防盗\防霉\防虫\防有害气体,还有就是必要的火灾自动报警系统和灭火装置,还应该配一台除湿加湿消毒净化一体机,还有就是必要的监控系统了,现在有一种智能化一体的管理系统,还是比较不错的,它包含了智能档案管理系统,消防管理系统,除湿加湿管理系统,防盗监控系统。说白了也就是整套系统可以通过一台电脑控制。


移动智能档案柜优势

移动智能档案柜其优势是什么?


   我先总体介绍一下智能档案柜的优势:移动智能档案柜由电脑控制多功能档案密集架控制系统,是档案管理现代化,数字化,规范化的要求,结合当代先进的软件,信息,和控制技术,由此诞生了移动智能档案柜柜,自从电动密集架投放市场以来,深受广大客户的欢迎。作为传统档案柜的替代产品。 智能档案柜柜以其更高的科技含量,人性化的人机对话界面,与数据库良好的对接,方便的控制系统升级,手动,电动,电脑控制功能的一体化,智能化的档案查询方式和档案存放位置的指示,成为档案管理人员的好帮手。


  下面从几个方面介绍移动智能档案柜的优势:

  1、智能型档案柜控制系列是通过计算机发送指令,可对移动智能档案柜各区,列进行远程灵活操控(通过点南电脑界面上的模拟图形能随意操控实际中的密集架,也可通过数据库中档案资料直接打开与资料相对应的密集架)。

  2、智能档案柜固定列移动列可采用安装240*128点阵蓝底触摸液晶屏(选装系统),此触摸液晶屏能接收由电脑数据库传送下来的数据,能自显示密集架中温度与湿度,并能浏览电脑中的档案数据库,管理人员能直接在此触摸屏上操作密集架,并可通过查询到的数据直接打开此区中任何相对应的密集架,方便,快捷。

  3、为了防止由于电压高低等原因引起触摸屏损坏使管理人员无法使用电动功能操控智能档案柜,本系统物增设了LED数字显示数码管操控装置,可显示档案资料列/节/层信息,按功能与触摸屏液晶保持同步。

  4、大容量设计,一台计算机可管理16个分区,每区30列。

  5、提供多组通用接口,方便系统的功能升级。

  6、智能通风管理,按“通风”按钮,密集架等隙均而各列位置,确保档案资料处于合格的环境。

  7、高有红外传感器(标准配置)本红外装置为门禁感应结构,不管密集架在移动或者已停止,只要有人员进入此密集架内,密集架就做出停止和禁止移动反映,进入人员和出来人员次数必需一致,以保护操作人员的安全,设有纵向对射与横向对射双重通道人员与物品安全装置。

  8、列锁检测保护(选装功能)为了彻底保护操作人员的人身安全,只要操作人员在进入密集架前扳下刹车装置,此区密集架将无法在操作人员出来后解除此刹车装置前再进行任何操控。

  9、语音提示功能(选装功能)密集架在工作时,比如打开或关闭电源,操作人员正在操作等,语音提示系统会根据相对应的操作进行提示。

  10、照明功能(标准配置)当密集架打开后,照明灯就会自动亮进来,关闭时,照明灯会自动关闭。

  11、地址定位技术使每列控制电路可以任意互换提高了产品的可靠性和可维护性。

  12、具体网络化管理与权限保密功能。

  13、多个作业可并行排队,同一时间多区密集架可同时工作。

  14、多个作业可串行排队,同一区在一次命令中,多列可按顺序依次打开。

  15、数据库管理界面亲切直观,内置多种档案资料查找方式,支持模糊查询,使档案资料的查询检索方便快捷。

  16、LED资料灯光定位系统(选装系统)当档案管理人员通过点击档案资料打开相对应的密集架后,与所需资料相对应的LED小灯就会自动亮起来,使管理人员能准确无误马上提取到资料。

  17、物品掉落防挤压系统(选装系统)当物品从密集架上掉落到地上后,此装置能检测到此物品,并把命令发送回到主控制系统,使密集架在先   进过程中能自动停止,防止物品受到损坏。纵向对射通道人员与物品安全保护装置。

  18、档案资料无序存放有序管理系统(条码管理系统,远装配置)利用条形码技术存取,检索档案,能自动查询到档案的所在位置并可打开相对    应架体,档案数据录入完成后,自动生成识别码,并主动打印条形码,在上架过程中,可把多本资料同时放置,通过无线数据采集器扫描,采集器能把数据新存放位置传输给电脑数据库,无需手动操作更改存放位置。

  19、多媒体触摸屏操控查询一体机(LCD为15寸/17寸/19寸,为选装配置。)为了使档案管理人员更方便查询管理档案资料,我公司技术人员物开发出此控制系统,就是在此设备上,管理人员能直接用触摸方式来操控密集柜,并能完成在电脑上才能完成的工作。

  移动智能档案柜以其操作方便快捷,储存量大,工作效率快等特点赢得了客户的一致好评。


智能化一体档案库房

为什么要建设智能化一体档案库房呢?


       社会快速发展,智能的产品越来越多,随着智能化程度的提高,实物档案在不断的增加,档案利用也逐步增加。要适应新的形势,档案馆自身建设必须加强。档案存储设备智能化、更新体系、档案数据处理与存储体系等方面着手实施,改变现有管理手段相对落后的现状。

  智能化档案室的目标定位为:以科学技术为基础,依靠先进的设备和优越的设计理念、科学客观的管理,利用信息化管理及相关最新技术,将库房实际环境与存储技术、计算机技术、无线自动控制技术、通讯与信息处理技术等先进技术相结合,应用适度的、优化集成的技术体系和设备体系,有效整合档案库房安全管理系统、档案存放环境智能管理系统、档案存储设备智能管理系统、实体档案管理系统、库房导引系统,为用户提供一个舒适、便捷的工作环境,为档案提供一个安全、舒适的存放环境,最终实现节约时间、节约能源和提高工作管理效率的目标。

  档案库房一体化智能管理系统需要具有档案库房内所有设备进行一体化管理,设备包括智能密集架、恒温恒湿设备、定位传感器、空气净化消毒设备、红外防盗设备、出入门禁设备、智能灯光照明设备、视频监控设备等集中一体化管理,以统一专用设备接口接入库房局域网总线,各功能设备独立运行的同时,根据设定逻辑和特定要求联动运行,实现档案的智能化存取、档案库房温湿度的智能调节、档案库房空气质量的采集及净化,有效地保证了档案的安全与寿命。


档案室升级改造

档案室升级改造方案


     档案室的作用主要体现在两个方面:

      一方面,档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门,它是机关工作的助手,为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持。

     另一方面,档案室是全国档案工作的基础。机关档案室是国家档案不断补充的源泉,国家档案的完整程度和连续积累,首先决定于档案室;在全国档案工作的组织体系中,档案室是档案形成后首先提供利用,并且大量发挥现实作用的阵地;档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构,它为档案馆工作创造条件。 


   “十二五”期间,档案事业取得了显著成绩,为今后可持续发展奠定了坚实基础,但随着首都改革开放的深化和现代化建设的加快,档案工作的发展还面临一些矛盾和问题,主要体现在以下几方面:

  档案库房管理水平需要进一步提高。面对经济社会和各项事业快速的发展变化,档案库房日常数据记录的及时性、针对性、准确性相对不足,限制了日常管理效果的彰显。

  档案库房设备一体化进一步加强。档案库房的面积使用率较高,避免出现因库房设备种类多、数量多、接口不标准等情况,避免重复建设,提前规划好设备的接口,预留好电源等基础设施建设,需要采用整合好、一体式的设备。

  档案存储设备智能化建设进程需要进一步加快。档案存储设备智能化尚未建立,实物档案开发利用的智能化水平不高,档案资源优势未能得到充分发挥。

  随着智能化程度的提高,实物档案在不断的增加,档案利用也逐步增加。要适应新的形势,档案馆自身建设必须加强。档案存储设备智能化、更新体系、档案数据处理与存储体系等方面着手实施,改变现有管理手段相对落后的现状。

      现如今很多单位的档案室使用年限比较长了,很多设备都比较老化,这样对档案的保护和查阅都不利,急需改造和升级。


智慧的档案室

智慧档案室的特性?


        智慧档案室是基于物联网、云计算等新技术构建的智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案室。

  智慧档案室的管理对象为多元化的档案资源。多元化的档案资源包括馆藏传统档案和新型档案的内容信息与载体信息,如原生的电子档案、档案数字化成果、档案目录数据库、档案载体信息库等;包括档案馆采取各类技术手段管理档案资源的档案管理信息,如档案室楼宇智慧管理信息等。其中,仅涉及第一类信息的智慧档案室,我们可以称之为狭义智慧档案室,涉及全部信息的档案室则可称为广义智慧档案室。

  智慧档案室与数字档案室的根本区别,在于前者具有档案信息感知与协同处置的功能。智慧档案室综合运用先进的物联网技术、云计算技术和自动控制技术,构建一个感知并根据预设方案和案例经验等自动处置档案内容信息、载体信息和管理信息的档案综合管理和控制体系,以提高档案管理与档案室运行的效率和服务水平。但是仅仅使用物联网、云计算等新技术的档案馆并不是真正的智慧档案室。真正的智慧档案室应该是充分运用各类技术手段,对档案资源管理与开发、档案室运行等各类信息进行感知、挖掘,经综合分析和提炼萃取形成智慧信息,并将其应用于决策、管理和服务。从某种意义上讲,智慧档案室的“智”可以概括为智能的感知与告知信息,“慧”可以概括为聪明的应对与处置信息。

  与目前的数字档案室相比,智慧档案室的服务范围将因使用移动服务技术而更为广泛。采用有线宽带技术和无线宽带技术,使智慧档案室成为宽带档案馆和无线档案室,在档案室内将实现档案信息感知与服务的泛在化;并通过三网融合的互联网、第三代移动通信(3G)网络等服务平台,实现城乡档案信息利用服务的全覆盖。

  智慧档案室能够在数字档案室的基础之上,通过各类采集终端和各类有线、无线宽带网络技术,实现物联网、互联网和移动互联网等网络互联,随时采集环境信息、物体动态信息,增强智慧档案室信息获取、实时反馈和随时随地智能服务的能力,充分发掘数字档案的资源优势,运用新的信息技术和通信技术手段感知、分析、整合档案资源和档案室运行的信息,从而对于包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能响应和智慧支持,为档案室中物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件,为档案管理和信息开发创造更美好的前景。

  智慧档案室不仅是档案资源管理与开发的平台,也是智慧城市的重要组成部分,在智慧城市体系建设中发挥极为广泛的作用。如对社会事业与公共服务信息化而言,智慧档案室可以以市民和社会组织需求为导向,发挥多元化档案信息资源的服务作用,建立广覆盖、多途径、多样化的档案信息服务体系,让市民和社会组织享受到档案信息化带来的智慧服务和个性化服务。对电子政务而言,智慧档案室可以以方便公众办事、提高工作效率为出发点,为党政机关和基层组织提供智慧化的档案信息共享支撑平台,促进公共事务的协同办理,进一步提高公共服务的便捷性。


智能档案密集柜智能系统详细介绍

智能档案密集柜智能系统详细介绍


一、智能密集柜控制系统功能

  1 :手动控制功能 通过密集柜摇把控制每列向左向右手动移动的操作

  2 :电动控制功能 通过列触摸液晶面板及触摸屏实现密集柜左移、右移及停止、禁止操作,还有管理菜单可以设置架体速度、压力报警参数等,还可以调节液晶屏的对比度。

  3 :计算机控制功能 电脑远程控制各架体移动、停止、通风、关闭、系统操作设置、资料管理查询录入等各种微操作

  4 :PDA、智能手机、IPAD等平板电脑控制功能 PDA、智能手机、IPAD等平板电脑可远程控制各架体移动、停止、通风、关闭、系统操作设置、资料管理查询录入等各种微操作

  5 :网络远程操作 通过局域网、因特网远程操作架体移动、查询档案数据

  6 :手电动互换功能 停电或断电后自动切换成手动功能

  7 :防震防倾倒功能 通过拉杆及防倾倒装置实现此功能

  8 :缓启动缓着陆功能 采用调速电机,电机可低速启动、高速运行、轻柔合拢,避免碰撞

  9 :防尘、防鼠功能 达到防尘、防鼠的要求,确保档案安全

  10 :移动列控制屏 采用5.7寸控制屏,即时操作密集架状态、本列架体信息。

  11 :固定列触摸屏 采用10.4寸彩色触摸液晶屏,即时显示密集架状态、温湿度数值、所存放档案条目及存放位置的信息,并可打开该区各列架体及通过联网系统控制所有密集架、控温、控湿、消毒净化设备的运行

  12 :自动通风功能 具备温湿度检测及定时通风、超限通风功能

  13 :双向开架功能 具备左动、右动及左右动双开架功能

  14 :无接触到位检测功能 采用磁感应/声波位置检测传感器,用无触点控制技术代替有触点继电器控制器,运行闭合时,采用架体智能判断到位,摆脱使用到位开关的麻烦,达到闭合时无碰撞、轻柔合拢的要求;即使架体由于各种原因不能完全合拢,也不会造成电机的堵转,对工作人员的使用提供了极大的方便。

  15 :温湿度检测功能 每区域环境监控系统有温湿度波形记录、空气质量显示及工作状态显示,可远程操作,可手动操纵。

  16 :温湿度联动功能 可在架体操作面板上设置库房要求的温湿度上下限,当实际检测的数值超过设定值时,系统将自动开启库房内控湿、控温、消毒净化等设备,检测的温湿度数值,系统会自动记录,记录的频次和记录的保存时间也可随意设定。

  17 :漫反射开架功能 管理人员需打开某一列架体时,人员站在该列架体前5秒,传感器自动判断并打开该架体。

  18 :烟雾报警功能 主控板设有烟雾检测模块,当出现烟雾时操作界面上会出现提示,并发出蜂鸣报警,数秒后自动切断该区电源

  19 :智能照明功能 系统配备LED照明灯,具有架体打开时照明灯自动开启,架体闭合后照明灯自动关闭的功能

  20 :多通道功能 通道空间足够的情况下可打开多个通道,一键式完成操作


二、 人体安全保护

  1 ;通道红外保护功能 架体内安装人体感应保护装置,在架体过道内有人员时,过道灯自动点亮,架体禁止启动运行。

  2 :急停保护功能 通过开关可以紧急停止架体运行和锁定架体禁止其它人操作,只有再次解除才能继续运行

  3 :防倾倒保护功能 防倾倒装置

  5:漏电保护功能 固定列漏电保护器

  6 :过载保护功能 破坏电机均速移动

  7 :超时保护功能 默认电机运转20秒自动停止,时间可调

  8 :静止保护功能 架内有人时自动禁止电动操作

  9 :底盘红外保护功能 在底盘有安全红外保护,当人或物体触到安全杆,架体自动锁定

  10 :防挤压保护功能 架体运行时,遇到人或物阻挡,架体负载力不大15KG,保护人员安全,且永不失效

  11 :安全警示灯保护功能 密集架在架体移动到位后,会自动进入禁止移动保护状态,同时架体顶部安全警示灯亮


三、档案管理功能

  1 :档案操作功能 具备档案入库、存放、检索、借阅、归还、统计、报表、打印等功能,具备档案无序存放,有序管理功能,具备档案随意存放、现场借取、现场校核等功能

  2: 信息查询功能 直接在架体上查询档案的存放信息并提示档案存取情况

  3: 辅助功能 具备档案附助电子文档说明功能

  4: 权限管理功能 档案管理员权限区分功能,与档案编号对应

  5 :上架、定位功能 支持批量上架及智能化自动定位功能,档案定位液晶显示功能和定位灯显示功能,定位灯定位到最小单元

  6 :纠错催还功能 具备自动纠错功能,自动催还功能。档案资料上架纠错管理功能

  7 :预留RFID升级功能 出入库管理及档案跟踪,要求采用超高频RFID卡,通过架位管理自动实现档案的出入库

  8 :智能灯光和语音提示、屏幕显示定位功能 智能化灯光引导以及语音提示、列上屏幕显示所查询档案的位置,便于工作人员快捷查找管理档案

  9 :查询档案自动开架功能 管理人员调取某本档案时,在系统内点击档案名称,档案所在架体自动打开,并通过灯光指示出档案位置,同时语音播报档案位置信息


四、软件管理功能

  1 :开机自检功能 系统开启后自动自检系统及各部分状态

  2 :故障反馈功能 系统自检发现故障后,自动将故障模块信息以窗口及语音方式提示管理人员,便于明确故障设备

  3 :数据备份功能 数据库数据备份(通过计算机软件实现)

  4 :自动通风功能 根据温湿情况进行定时、自动通风(通过计算机软件实现)

  5 :权限保密功能 管理系统设置了权限保密功能,用户可为该系统自行设置密码。密码实行分级管理,操作员级用户只能操作架体和借还档案,管理员级用户可进行数据库权限内的修改

  6: 网络智能电源管理 服务器电脑可以远程直接对智能密集架及固定列电脑进行远程电源管理,打开或关闭指定或全部密集架区域的电源。

  7 :软件智能联动功能

  7.1:智能密集柜管理系统与库房的温湿度管理系统联动运行工作,具备按序开关架进行恒温恒湿消毒净化工作,同时也可以直接在一体化软件上控制控温、控湿、消毒净化等设备,并产生报表。并预留与防盗、消防、报警系统联动运行等扩展功能。

  7.2:智能密集柜管理系统必须具备与综合档案应用管理信息平台对接的接口;智能密集架管理软件要求智能联动运行,实现通过综合档案应用管理信息平台对密集架进行管理,且实现无缝对接。

  8 :温湿度显示功能 固定列和电脑上实时显示,精度不低于:温度±1℃,湿度±5%RH

  9 :网络管理功能 通过电脑软件实现,该管理软件应完成与温湿度智能管理软件、综合档案应用管理信息平台接口.智能型密集柜管理软件应能 通过网络对密集架进行管理,并完成与原数据系统的接口,且实现无缝对接。

  10 :排队查找功能 通过电脑软件实现

  11 :触摸操作功能 彩色大液晶触摸显示屏

  12 :多结构功能 系统同时具有C/S(客户机/服务器)、B/S两种结构,支持计算机软件及移动终端网页登录